Wie man mit Performance-Support-Tools zeitnahes Lernen fördert

Das Geschäftsleben wird immer schneller. Die Menge an Informationen, die Mitarbeiter benötigen, nimmt zu, und oft arbeiten sie im Homeoffice. Dieser Artikel befasst sich mit der Rolle von Performance-Support-Tools bei der Förderung des Just-in-Time-Lernens, insbesondere für Mitarbeiter im Homeoffice.

Theorie des Just-in-Time-Lernens

Die Just-in-Time-Lerntheorie konzentriert sich darauf, Lernressourcen genau dann bereitzustellen, wenn sie benötigt werden. Diese Theorie steht in engem Einklang mit den Prinzipien der Erwachsenenbildung und berücksichtigt, dass Erwachsene eher bereit sind, sich auf Lerninhalte einzulassen, die unmittelbar relevant und auf ihre aktuellen Aufgaben oder Herausforderungen anwendbar sind.

Was ist Just-in-Time-Lernen?

Just-in-Time-Lernen ist ein pädagogischer Ansatz, der Lernenden genau dann die benötigten Informationen bereitstellt, wenn sie diese benötigen. Diese Methode steht im Gegensatz zu traditionellen, fest terminierten Schulungen, da Lerninhalte als Reaktion auf unmittelbare Anforderungen angeboten werden. Zu den wichtigsten Aspekten des Just-in-Time-Lernens gehören:

• Flexibilität: Die Lernenden greifen bei Bedarf auf Informationen zu, ohne sich an einen festen Zeitplan halten zu müssen.
• Effizienz: Es reduziert den Zeitaufwand für unnötige oder irrelevante Inhalte und konzentriert sich auf die aktuellen Bedürfnisse.
• Zugänglichkeit: Oft über digitale Plattformen bereitgestellt, sodass Lernende von überall auf Informationen zugreifen können.
• Anpassung: Auf die individuellen Bedürfnisse der Lernenden zugeschnitten, basierend auf ihren spezifischen Aufgaben oder Herausforderungen.
• Mikrolernen: Die Inhalte sind in der Regel prägnant und fokussiert, was eine schnelle Aufnahme und Anwendung ermöglicht.

Was ist Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz?

Bei traditionellen Schulungen nehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig an formellen, synchronen, von Lehrkräften geleiteten Kursen teil oder absolvieren asynchrone, umfangreiche Online-Kurse.

Obwohl beide Methoden ihren Wert haben, kann Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz genutzt werden, um die Leistung der Mitarbeiter zu steigern, sodass sie die benötigten Informationen genau dann zur Verfügung haben, wenn sie sie brauchen. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine Labortechnikerin muss einen Diagnosetest mit einem kürzlich aktualisierten Gerät durchführen. Sie wurde auf dem älteren Modell geschult, bemerkt jedoch, dass sich die Benutzeroberfläche geändert hat. Ihr Arbeitgeber könnte sie bitten, an einem Kurs teilzunehmen, der sie in die neue Benutzeroberfläche einführt. Alternativ könnte ihr Arbeitgeber ihr mithilfe eines Just-in-Time-Trainings eine kurze interaktive Anleitung in einem Leistungsunterstützungstool (App) auf dem Tablet bereitstellen, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden, da sie im Rahmen ihrer regulären Arbeit lernt.

Welche Vorteile bietet das Just-in-Time-Lernen?

Die Vorteile des Just-in-Time-Lernens für Unternehmen und Lernende sind vielfältig und steigern sowohl die organisatorische Effizienz als auch die individuelle Leistung:

• Unterstützung für Remote-Mitarbeiter: Sie können Remote-Lernenden helfen, jederzeit und im Rahmen ihres Arbeitsablaufs auf die erforderliche Unterstützung zuzugreifen.
• Lernen auf Abruf: Durch den Einsatz eines Performance-Support-Tools für Just-in-Time-Schulungen und Lernen auf Abruf können Arbeitgeber genau die Informationen bereitstellen, die Mitarbeiter benötigen. Sie verschwenden keine Zeit damit, lange Schulungen zu absolvieren oder sich durch Online-Kurse zu kämpfen.
• Befähigung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter werden befähigt, Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz genau dann zu nutzen, wenn sie es benötigen.
• Durch den Einsatz von Just-in-Time-Lernen in Performance-Support-Tools müssen sich Mitarbeitende seltene Aufgaben nicht mehr merken.
• Spricht Lernende an, die schnell spezifische Unterstützung suchen: Viele Lernende ziehen Experimentieren und gezielte Informationssuche traditionellen Schulungen vor. Sie können bei der Wissenssuche selektiver vorgehen, und Performance-Support-Tools kommen bei ihnen gut an.
• Ermöglicht die Erfassung von Fachexpertisen: Da das Fachwissen in Performance-Support-Tools erfasst wird, können andere asynchron auf dieses Wissen zurückgreifen, genau dann, wenn sie es benötigen.
• Aktuelle und relevante Informationen: Durch die Implementierung von Performance-Support-Tools können Unternehmen die Informationsquellen kontrollieren, auf die Mitarbeiter zugreifen, und diese aktuell und relevant halten.

Nachteile des Just-in-Time-Lernens

Trotz zahlreicher Vorteile hat Just-in-Time-Lernen auch einige Nachteile, die Unternehmen und Lernende berücksichtigen sollten:

• Mangelndes umfassendes Verständnis: Die Konzentration auf unmittelbare Bedürfnisse kann zu einem eingeschränkten Verständnis von übergeordneten Konzepten oder Fähigkeiten führen.
• Übermäßige Abhängigkeit von Technologie: Eine starke Abhängigkeit von digitalen Tools kann sich als nachteilig erweisen, wenn technische Probleme auftreten oder wenn nicht alle Lernenden gleichermaßen affin gegenüber Technologie sind.
• Planungsherausforderungen: Die Vorwegnahme und Vorbereitung von Inhalten für jeden möglichen unmittelbaren Lernbedarf kann eine Herausforderung darstellen.
• Begrenzte Möglichkeiten für tiefgreifendes Lernen: Der schnelle, zielgerichtete Charakter des Just-In-Time-Lernens ist möglicherweise nicht für Themen geeignet, die ein tiefgreifendes, umfassendes Studium erfordern.
• Gefahr der Informationsüberflutung: Die ständige Bereitstellung neuer Informationen auf kurze Sicht kann Lernende überfordern.

Was sind Just-in-Time-Inhalte?

Just-in-Time-Inhalte umfassen Informationen oder Lernmaterialien, die genau in dem Moment zur Verfügung gestellt werden, in dem sie benötigt werden. Dieses Konzept steht im Einklang mit dem Just-in-Time-Lernansatz und betont den zeitnahen Zugang zu relevanten Informationen, um die Effizienz und Effektivität beim Lernen oder bei der Aufgabenausführung zu steigern. Zu den Hauptmerkmalen von Just-in-Time-Inhalten gehören:

• Relevanz: Die Inhalte sind direkt auf die jeweilige Aufgabe oder das jeweilige Problem anwendbar.
• Zugänglichkeit: Leicht zugänglich über digitale Plattformen, häufig in einem mobilfreundlichen Format.
• Kürze: Prägnant und auf den Punkt gebracht, was eine schnelle Aufnahme und Anwendung ermöglicht.
• Dynamik: Regelmäßige Aktualisierung, um aktuell und auf sich ändernde Szenarien anwendbar zu bleiben.
• Maßgeschneidert: Oft auf die Bedürfnisse einzelner Lernender oder spezifische Situationen zugeschnitten.

Was sind Performance-Support-Tools und wie können sie dazu beitragen, Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz zu fördern?

Performance-Support-Tools sind spezifische Lern- oder Arbeitshilfen, die darauf ausgelegt sind, Lernende genau dann zu unterstützen, wenn sie Hilfe benötigen. Sie sind wertvoll, um Lernenden dabei zu helfen, eine bestimmte Herausforderung oder einen bestimmten Bedarf anzugehen oder die Anwendung des Gelernten zu verbessern. Kurz, fokussiert und handlungsorientiert unterstützen sie formelle Schulungen und sind so konzipiert, dass sie im Arbeitsablauf des Lernenden verfügbar sind, anstatt sich beim LMS anmelden zu müssen, um diese spezifischen Informationen abzurufen.

Wie können Sie Just-in-Time-Lernen mithilfe von Performance-Support-Tools umsetzen?

Just-in-Time-Lernen sollte im natürlichen Arbeitsablauf der Mitarbeitenden verfügbar sein und so eine zugängliche sowie nahtlose Verbindung zwischen Arbeitsleistung und Lernen herstellen. Eine effektive Umsetzung von Just-in-Time-Lernen gelingt, wenn Performance-Support-Tools Informationen auf der Grundlage spezifischer Arbeitsprozesse und der individuellen Bedürfnisse der Zielgruppe organisieren.

Bei der Implementierung eines Performance-Support-Tools stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung, darunter Digital Adoption Platforms (DAPs) wie WalkMe und Whatfix. Diese Lösungen ermöglichen es, In-App-Tutorials und Walkthrough-Overlays zu integrieren, die Mitarbeitenden dabei helfen, neue Anwendungen und Prozesse schnell zu erlernen.

Nutzung von Microlearning-Formaten: Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz, das über ein Performance-Support-Tool bereitgestellt wird, ist am effektivsten, wenn es in Microlearning-Formaten angeboten wird.

Mikrolernen ist ein effektiver Ansatz, um Just-in-Time-Lernen über Performance-Support-Tools anzubieten, da es:

• auf Abruf leicht zugänglich ist.
• einfach zu teilen ist.
• durchsuchbar ist.
• aus klaren, schrittweisen Anleitungen und Listen besteht.
• aktuell ist.
• Verlinkbar mit ausführlicheren Lerninhalten für zusätzliche Informationen.
• Sehr detailliert und in kleine Einheiten unterteilt.
• Der Text ist kurz gefasst und lässt sich schnell überfliegen.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Arten von Just-in-Time-Schulungsinhalten:

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Microlearning-Formate, die als Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz über ein Performance-Support-Tool bereitgestellt werden können:

• Interaktive PDFs.
• Kurze Videoclips.
• Interaktive Infografiken.
• E-Books.
• HTML5-Flipbooks.
• Animierte Videos.
• Whiteboard-Animationen.
• Erklärvideos.
• Expertenvideos.
• Aufgezeichnete Webinare.
• Hörbücher und Podcasts.
• Parallax-Lernpfade.
• Mobile Apps.
• Verzweigungsszenarien.

Bewährte Verfahren zur Erstellung von Just-in-Time-Schulungsinhalten

Die Entwicklung effektiver Just-in-Time-Schulungsinhalte erfordert die Befolgung mehrerer Best Practices, um sicherzustellen, dass sie wirkungsvoll sind und den unmittelbaren Lernbedürfnissen der Nutzer entsprechen. Zu diesen Praktiken gehören:

• Spezifische Bedürfnisse identifizieren: Verstehen Sie, welche spezifischen Fähigkeiten oder Wissenslücken geschlossen werden müssen.
• Prägnant formulieren: Entwickeln Sie kurze, fokussierte Inhalte, die schnell zu erfassen sind.
• Verwenden Sie barrierefreie Formate: Stellen Sie sicher, dass die Inhalte leicht zugänglich sind, vorzugsweise auf mehreren Geräten.
• Ansprechend und interaktiv: Integrieren Sie Elemente, die die Lernenden einbinden, wie interaktive Module oder Quizfragen.
• Regelmäßige Aktualisierungen: Halten Sie die Inhalte auf dem neuesten Stand, um ihre fortwährende Relevanz sicherzustellen.
• Feedback-Mechanismus: Bieten Sie den Lernenden die Möglichkeit, Feedback zu geben, um die Inhalte kontinuierlich zu verbessern.

Wo passt Just-in-Time-Training in die Schulungsstrategie?

Wie jede Lösung ist auch das Just-in-Time-Training kein Allheilmittel. Für sich allein bietet es zwar prägnante Informationen, ist jedoch möglicherweise zu sehr aus dem Kontext gerissen, als dass Mitarbeitende sie effektiv nutzen könnten. In Verbindung mit effektiven traditionellen Schulungslösungen kann ein Performance-Support-Tool, das Just-in-Time-Training für Mitarbeitende bereitstellt, deren Arbeitsleistung jedoch erheblich steigern. Es gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, genau das zu finden, was sie wissen müssen, und zwar genau dann, wenn sie es brauchen, und schafft so Raum für Innovation und Kreativität. Just-in-Time-Schulungen sollten daher ein zentraler Bestandteil der gesamten Lern- und Leistungsunterstützungsstrategie eines Unternehmens sein.

5 Beispiele für Just-in-Time-Lernen am Arbeitsplatz

1. Einführung und Orientierung:
   

• Anwendungsfall: In vielen Unternehmen stehen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor der Herausforderung, sich schnell einzuarbeiten. Sie müssen ihre Aufgaben verstehen, die Unternehmenskultur begreifen und sich mit verschiedenen Richtlinien vertraut machen.
• Wie Just-in-Time-Lernen hilft: Just-in-Time-Lernen ist in diesem Zusammenhang von unschätzbarem Wert. Es ermöglicht neuen Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Informationen, während sie ihre neue berufliche Laufbahn beginnen. Durch den sofortigen Zugriff auf Onboarding-Inhalte verkürzt es die Lernkurve erheblich und hilft neuen Mitarbeitern, schneller produktiv zu werden.
• Inhaltstypen: Zu den in diesem Szenario verwendeten Inhalten können interaktive E-Module gehören, die die Unternehmenskultur und -werte vorstellen. Für gängige Abläufe können Kurzanleitungen bereitgestellt werden, während Video-Vorstellungen der Teammitglieder und ihrer Rollen neuen Mitarbeitern helfen können, sich eingebunden zu fühlen. Darüber hinaus können Online-Quizze genutzt werden, um ihr Verständnis der Unternehmensrichtlinien zu überprüfen und zu festigen.

2. Softwareschulung:
   

• Anwendungsfall: Am heutigen digitalen Arbeitsplatz begegnen Mitarbeiter häufig neuer Software oder Tools, die eine Schulung erfordern. Ob es sich um ein neues CRM-System oder Produktivitätssoftware handelt – der Bedarf an effizienten Schulungen ist von größter Bedeutung.
• Wie Just-in-Time-Lernen hilft: Just-in-Time-Lernen spielt in diesem Szenario eine entscheidende Rolle, indem es sofortige Anleitung bietet, wenn Nutzer sie am dringendsten benötigen. Dieser Ansatz verringert Frustration und beschleunigt die Einarbeitung der Nutzer in die Software, was zu höherer Produktivität und einer besseren Benutzererfahrung führt.
• Inhaltstypen: Zu den Inhaltstypen für Software-Schulungen können interaktive Softwaresimulationen gehören, die es den Benutzern ermöglichen, in einer sicheren Umgebung zu üben. Für bestimmte Softwarefunktionen können Video-Tutorials erstellt werden, während Infografiken Tastenkombinationen und Tipps veranschaulichen können. Darüber hinaus kann eine leicht zugängliche Wissensdatenbank mit Artikeln als wertvolle Ressource für Benutzer dienen, die nach Antworten und Anleitungen suchen.

3. Kundensupport:
   

• Anwendungsfall: Kundendienstmitarbeiter stehen oft an vorderster Front eines Unternehmens und bearbeiten Kundenanfragen. Um einen exzellenten Support zu bieten, benötigen sie schnellen Zugriff auf Produkt- oder Serviceinformationen.
• Wie Just-in-Time-Lernen hilft: Just-in-Time-Lernen stellt sicher, dass Support-Mitarbeiter Kundenanfragen umgehend und präzise bearbeiten können, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung führt.
• Inhaltstypen: Zu den Inhaltstypen für den Kundensupport können häufig gestellte Fragen (FAQs) sowie eine Wissensdatenbank mit Artikeln gehören, die gängige Kundenanfragen abdecken. Szenarien mit vorgeschlagenen Antworten unterstützen Mitarbeiter dabei, den Umgang mit verschiedenen Kundeninteraktionen effektiv zu üben. Darüber hinaus erweisen sich Kurzanleitungen zur Fehlerbehebung bei häufigen Problemen als nützlich, ebenso wie interaktive Schulungsmodule, die sich auf Kommunikationsfähigkeiten konzentrieren.

4. Vertriebsschulung:
   

• Anwendungsfall: Vertriebsteams haben die Aufgabe, Kunden Produkte oder Dienstleistungen überzeugend zu präsentieren. Um ihre Aufgaben hervorragend zu erfüllen, benötigen sie sofortigen Zugriff auf Produktinformationen und effektive Vertriebsstrategien.
• So hilft Just-in-Time-Lernen: Just-in-Time-Lernen stattet Vertriebsmitarbeiter vor Kundengesprächen mit den neuesten Produktkenntnissen, Wettbewerbsanalysen und Verkaufstechniken aus und steigert so ihr Selbstvertrauen und ihre Effektivität.
• Inhaltstypen: Zu den Inhaltstypen für Vertriebsschulungen können Produktbroschüren und Datenblätter gehören, die detaillierte Produktinformationen liefern. Es können Vertriebsleitfäden erstellt werden, die Strategien zum Umgang mit Einwänden und Tipps für überzeugendes Verkaufen bieten. Interaktive Szenarien können zum Üben von Verkaufsgesprächen entwickelt werden, und der Zugriff auf Marktforschungsberichte kann Vertriebsteams dabei helfen, Markttrends und Kundenbedürfnisse zu verstehen.

5. Notfallmaßnahmen:
   

• Anwendungsfall: In Umgebungen, in denen Sicherheitsvorfälle auftreten können, müssen Mitarbeiter schnell und effektiv reagieren. Schulungen für Notfallmaßnahmen sind daher von entscheidender Bedeutung.
• Wie Just-in-Time-Lernen hilft: Just-in-Time-Lernen stellt sicher, dass Mitarbeiter gut darauf vorbereitet sind, in kritischen Situationen zu reagieren. Es erhöht die Sicherheit am Arbeitsplatz, indem es sofortigen Zugriff auf Notfallverfahren und Schulungsmaterialien bietet.
• Inhaltstypen: Zu den Inhaltstypen für Notfallschulungen können detaillierte Notfallverfahren und Checklisten gehören. Für Schulungszwecke können simulierte Notfallszenarien entwickelt werden, in denen Mitarbeiter ihre Reaktionen in einer kontrollierten Umgebung üben können. Videos, die die richtigen Sicherheitsprotokolle demonstrieren, können von unschätzbarem Wert sein, und der Zugriff auf Kontaktinformationen für Notfallteams gewährleistet eine schnelle und effektive Kommunikation in Notfällen.

In allen diesen Anwendungsfällen stärkt das Just-in-Time-Lernen die Mitarbeitenden, indem es ihnen sofortigen Zugriff auf relevante Informationen bietet, Fehler reduziert, die Arbeitsleistung verbessert und letztlich zu einem effizienteren und effektiveren Arbeitsplatz beiträgt. Die Wahl der Inhaltstypen hängt von den spezifischen Lernbedürfnissen und Präferenzen der Zielgruppe ab.