Wie man Arbeitshilfen entwirft, integriert und bereitstellt, um das Engagement der Lernenden zu steigern und die Leistung zu verbessern

Herkömmliche formelle Schulungen können zeitaufwendig sein und stehen den Lernenden nicht immer dann zur Verfügung, wenn sie sie benötigen. Arbeitshilfen schließen diese Lücke und verbessern die Arbeitsleistung. Dieser Artikel beschreibt die wichtigsten Aspekte bei der Gestaltung und dem Einsatz von Arbeitshilfen, um das Engagement und die Arbeitsleistung zu steigern.

Was sind Arbeitshilfen?

Arbeitshilfen sind praktische Werkzeuge, die Einzelpersonen dabei unterstützen sollen, Aufgaben effizienter und effektiver zu erledigen. Im Gegensatz zu umfassenden Schulungsprogrammen bieten Arbeitshilfen sofortige, leicht zugängliche Anleitungen zur Verbesserung der Aufgabenleistung, insbesondere bei komplexen oder selten durchgeführten Abläufen. Sie dienen als Schnellreferenz, die das Gelernte vertieft und die Anwendung von Fähigkeiten in Echtzeit-Szenarien unterstützt.

Wichtige Merkmale von Arbeitshilfen:

• Prägnante Informationen: Arbeitshilfen verdichten wesentliche Informationen und präsentieren sie in einem leicht verständlichen Format.
• Aufgabenorientiert: Sie konzentrieren sich speziell auf Aufgaben und bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder wichtige Informationen, die für die korrekte Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind.
• Benutzerfreundliches Design: Das Design von Arbeitshilfen ist intuitiv, sodass sie mit minimalem zusätzlichen Schulungsaufwand genutzt werden können.
• Zugänglichkeit: Diese Hilfsmittel sind im Bedarfsfall sofort verfügbar und werden häufig direkt im Arbeitsumfeld platziert, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

Was Arbeitshilfen nicht sind

Auch wenn Arbeitshilfen wertvolle Werkzeuge am Arbeitsplatz sind, ist es wichtig zu verstehen, was sie nicht sind. Diese Unterscheidung hilft dabei, sie effektiv zu nutzen, ohne unrealistische Erwartungen zu haben.

Missverständnisse über Arbeitshilfen:

• Kein Ersatz für Schulungen: Arbeitshilfen ergänzen formelle Schulungen, können diese jedoch nicht ersetzen. Sie vertiefen und unterstützen Schulungen, eignen sich jedoch nicht dazu, komplexe Konzepte oder Fähigkeiten von Grund auf zu vermitteln.
• Keine umfassenden Handbücher: Sie sind nicht als erschöpfende Ressourcen gedacht. Stattdessen bieten sie gezielte, prägnante Informationen, die für bestimmte Aufgaben relevant sind.
• Keine Einheitslösung: Eine Arbeitshilfe, die in einem Kontext wirksam ist, ist in einem anderen möglicherweise nicht geeignet. Oft ist eine Anpassung erforderlich, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Aufgaben oder Rollen gerecht zu werden.
• Nicht immer in Papierform: Während Arbeitshilfen traditionell oft in gedruckter Form vorlagen, erscheinen moderne Arbeitshilfen häufig in digitaler Form, darunter interaktive Apps und Online-Tools.

Im Wesentlichen sind Arbeitshilfen praktische, aufgabenorientierte Werkzeuge, die schnelle und leicht verständliche Unterstützung bieten sollen. Sie sind Teil eines umfassenderen Ökosystems zur Lern- und Leistungsunterstützung und sollten in Verbindung mit anderen Schulungs- und Entwicklungsstrategien eingesetzt werden.

Unterschied zwischen Arbeitshilfen und Schulungen

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Arbeitshilfen und Schulungen ist entscheidend für eine effektive Mitarbeiterentwicklung und Aufgabenausführung. Hier ein kurzer Vergleich:

• Zweck und Umfang:
  • Schulung: Zielt darauf ab, Wissen und Fähigkeiten von Grund auf aufzubauen und deckt dabei umfassendere Konzepte und Praktiken ab.
  • Arbeitshilfen: Bieten sofortige Anleitung für bestimmte Aufgaben und konzentrieren sich eher auf die Anwendung als auf das Lernen.
• Format und Dauer:
  • Schulungen: Oft langwierig und tiefgehend, einschließlich Workshops, Kursen und Seminaren.
  • Arbeitshilfen: Prägnante Materialien zur schnellen Orientierung wie Checklisten, Diagramme oder kurze Videos.
• Anwendungskontext:
  • Schulungen: Werden vorwiegend in einer Lernumgebung vor der Ausführung der Aufgabe eingesetzt.
  • Arbeitshilfen: Werden während der Aufgabenausführung genutzt und dienen als unmittelbare Leistungsunterstützung.
• Anpassung und Flexibilität:
  • Schulung: In der Regel standardisiert, folgt einem festgelegten Lehrplan.
  • Arbeitshilfen: In hohem Maße anpassbar, auf bestimmte Aufgaben oder individuelle Bedürfnisse zugeschnitten.

Vorteile von Arbeitshilfen

Arbeitshilfen bieten sowohl für Lernende als auch für Organisationen erhebliche Vorteile:

Für Lernende:

• Sofortige Unterstützung: Sie bieten Hilfe vor Ort und reduzieren so Stress und Unsicherheit.
• Verbesserte Lernbeibehaltung: Arbeitshilfen vertiefen das Gelernte und tragen zur langfristigen Beibehaltung von Informationen bei.
• Gesteigerte Effizienz: Sie optimieren die Erledigung von Aufgaben und sparen Zeit und Aufwand.

Für Unternehmen:

• Verbesserte Leistung: Mitarbeiter führen Aufgaben genauer und konsistenter aus.
• Kosteneffiziente Schulung: Arbeitshilfen verringern den Bedarf an umfangreichen Nachschulungen.
• Anpassungsfähigkeit: Sie lassen sich leicht aktualisieren und halten mit sich ändernden Geschäftsprozessen Schritt.

Warum sind Arbeitshilfen eine unverzichtbare Strategie am hybriden Arbeitsplatz?

In hybriden Umgebungen arbeiten Mitarbeitende häufig über verschiedene Standorte, Zeitzonen und Arbeitszeiten hinweg, was den Zugang zu Echtzeit-Unterstützung durch Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzte einschränkt. Arbeitshilfen schließen diese Lücke, indem sie im Bedarfsfall sofortige, bedarfsgerechte Anleitung bieten.

Sie ermöglichen es den Mitarbeitenden, Probleme selbstständig zu lösen, Gelerntes unmittelbar auf ihre Aufgaben anzuwenden und produktiv zu bleiben, ohne auf geplante Schulungen warten oder auf persönliche Unterstützung angewiesen zu sein. Dies macht Arbeitshilfen zu einem unverzichtbaren Instrument zur Leistungsunterstützung in den heutigen verteilten und schnelllebigen Arbeitsumgebungen.

Wie tragen Arbeitshilfen dazu bei, die Wirkung Ihrer Schulungsprogramme zu verbessern und die Mitarbeiterleistung zu steigern?

Zwar haben traditionelle Schulungsprogramme ihre Vorzüge, doch der moderne Arbeitsplatz erfordert flexiblere Ansätze.

In einem hybriden Arbeitsumfeld müssen jedoch Arbeitshilfen zur Leistungsunterstützung traditionelle Schulungsansätze ergänzen, und zwar aus folgenden Gründen:

1. Lernen im Arbeitsfluss: Mitarbeitende in einer hybriden und schnelllebigen Arbeitswelt benötigen Lerninhalte genau dann, wenn sie auf ein arbeitsbezogenes Hindernis stoßen. Sie können nicht auf den nächsten geplanten Schulungskurs warten oder sich in ihr LMS einloggen, um diese Hilfe zu erhalten – Arbeitshilfen bieten diese Flexibilität.
2. Förderung von On-Demand-Lernen: Als logische Folge davon fördern Leistungsunterstützungs-Lernhilfen die Nutzung von On-Demand-Lernen genau dann, wenn es benötigt wird, um die Arbeitsleistung zu steigern. Mitarbeiter greifen auf genau die Informationen zu, die sie benötigen, ohne sich durch Berge von Lerninhalten wühlen zu müssen.
3. Förderung des kontinuierlichen Lernens: Im Gegensatz zu formalen Schulungen, die zu bestimmten Terminen beginnen und enden, eignen sich Arbeitshilfen für einen kontinuierlichen Lernzyklus: Problem aufgetreten – Arbeitshilfen genutzt – Problem gelöst. Der fortlaufende Rückgriff auf diese Hilfsmittel stellt sicher, dass der Mitarbeiter seine Reaktion auf das ursprüngliche Problem verbessert und verfeinert. Jede außerplanmäßige Interaktion mit Arbeitshilfen führt zu einer Steigerung der Mitarbeiterleistung.
4. Gezieltes Lernen: Arbeitshilfen unterstützen die Leistung, indem sie Mitarbeitern, die zu einem bestimmten Zeitpunkt spezifische Unterstützung benötigen, gezielte Lerninhalte bereitstellen, um zeitkritische und wichtige Herausforderungen bei der Arbeit zu bewältigen.
5. Asynchrones Lernen: Während Fachexperten ihr Wissen in die Arbeitshilfen-Datenbank einbringen, greifen andere asynchron auf diese Datenbank zu und profitieren von den Erfahrungen ihrer Kolleginnen und Kollegen.
6. Verstärkendes Lernen: Nach Abschluss der formellen Schulung dienen Arbeitshilfen als ideales Werkzeug, um das Gelernte zu wiederholen, zu verfeinern und zu festigen, wenn die Mitarbeiter an den hybriden Arbeitsplatz zurückkehren.

In Verbindung mit formellen Schulungen und integriert in eine Strategie für soziales Lernen können Arbeitshilfen das Engagement bei Schulungen steigern und zu erheblichen Leistungsverbesserungen am Arbeitsplatz beitragen.

Wie fördern Arbeitshilfen das Engagement der Lernenden?

Job-Aids fördern das Engagement der Lernenden, indem sie die kognitive Belastung während der Aufgabenausführung reduzieren. Anstatt sich ausschließlich auf das Gedächtnis aus der formalen Schulung zu verlassen, greifen die Lernenden auf kurze, gezielte Anleitungen zu, die ihnen helfen, klar und selbstbewusst zu handeln. Diese Echtzeit-Unterstützung hält sie aktiv in die Aufgabe eingebunden, erhöht die Genauigkeit und verringert Frustrationen.

Sie fördern zudem das selbstgesteuerte Lernen, indem sie den Mitarbeitenden die Autonomie geben, Probleme eigenständig zu lösen. Wenn Lernende schnell genau die Informationen abrufen können, die sie benötigen, bleiben sie motiviert, bauen Selbstvertrauen auf und beschäftigen sich intensiver sowohl mit der Arbeit als auch mit dem Lernprozess.

Wie lassen sich Arbeitshilfen in Ihre Schulungsprogramme integrieren?

Da Arbeitshilfen am effektivsten sind, wenn sie genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden, sollten sie so eng wie möglich in den Arbeitsablauf der Mitarbeiter integriert werden. Diese nahtlose Verfügbarkeit von Lernhilfen genau dann und dort, wo ein Lernender Unterstützung benötigt, ist der beste Weg, um die Leistung der Mitarbeiter zu steigern.

Um eine optimale Wirksamkeit zu erzielen, empfiehlt es sich, diese Hilfsmittel strukturiert bereitzustellen und nahtlos in den Arbeitsablauf zu integrieren, sodass sie auf spezifische Arbeitsprozesse und die individuellen Anforderungen jeder Rolle zugeschnitten sind. Eine bewährte Methode zur Integration in Schulungsprogramme ist der Einsatz von Digital Adoption Platforms (DAPs) wie WalkMe oder Whatfix. Auf diese Weise können Unternehmen zusätzliche Lernunterstützung mithilfe verschiedener Ansätze, wie z. B. Walkthrough-Overlays und In-App-Lernhilfen, bereitstellen, um das Engagement für hybrides Lernen zu fördern und die Leistung am Arbeitsplatz zu steigern.

Wie erstellt man effektive Arbeitshilfen?

Trotz ihrer Wirksamkeit sollten Schulungsentwickler der Versuchung widerstehen, übermäßig komplexe Arbeitshilfen zu erstellen, die versuchen, alles abzudecken.

Die Erstellung effektiver Arbeitshilfen erfordert ein fundiertes Verständnis der jeweiligen Aufgabe und der Bedürfnisse der Nutzer. Zu den wichtigsten Schritten gehören:

1. Bedarf ermitteln: Verstehen Sie die spezifische Aufgabe oder den Prozess, für den eine Arbeitshilfe benötigt wird.
2. Format festlegen: Wählen Sie das am besten geeignete Format (z. B. Checkliste, Flussdiagramm, Video) basierend auf der Aufgabe und den Präferenzen der Nutzer.
3. Inhalte sammeln: Sammeln Sie genaue, relevante Informationen für die Arbeitshilfe.
4. Auf Klarheit ausrichten: Gestalten Sie die Arbeitshilfe benutzerfreundlich und leicht verständlich.
5. Bewerten und verfeinern: Testen Sie die Arbeitshilfe mit einer kleinen Gruppe und verfeinern Sie sie auf der Grundlage des Feedbacks.

Bewährte Verfahren für die Gestaltung von Arbeitshilfen

1. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Job Aids dann abrufen können, wenn sie benötigt werden.
2. Gestalten Sie sie so, dass die Lernenden bei Bedarf darauf zugreifen können.
3. Wählen Sie das für Ihre Lernenden am besten geeignete Format.
4. Verwenden Sie kurze Sätze, nummerierte Schritte und Aufzählungspunkte anstelle langer Textkommentare.
5. Stellen Sie sicher, dass sie durchsuchbar sind.
6. Betten Sie Links zu ausführlicheren/formelleren Lerninhalten ein.
7. Wenden Sie das KIS-Prinzip an und halten Sie die Inhalte einfach und fokussiert, sodass sie jeweils nur eine einzige Aufgabe, einen Prozess oder eine Vorgehensweise unterstützen.
8. Vermeiden Sie komplexe Gestaltungselemente, deren Nutzung zusätzliche Schulungen erfordert.

Der Prozess der Gestaltung von Arbeitshilfen entspricht der Entwicklung anderer Lerninhalte: Wählen Sie Ihr Thema – Stellen Sie die erforderlichen Informationen zusammen – Wählen Sie Ihr Format – Entwerfen und entwickeln Sie den Inhalt – Testen Sie ihn in einer realen Umgebung.

Welche verschiedenen Formate für Arbeitshilfen stehen zur Auswahl?

Glücklicherweise können moderne Instructional Designer aus einer Vielzahl von Formaten wählen. Dazu gehören:

1. Interaktives, auf Parallax basierendes Scrollen.
2. Mobile Apps.
3. Podcasts.
4. Gamifizierte Quizze.
5. Komplexe Verzweigungsszenarien.
6. Videos (interaktiv, Erklärvideos, Expertenvideos, Webinare).
7. Whiteboard-Animationen.
8. Kinematische Textanimationen.
9. Infografiken.
10. Interaktive PDFs.
11. E-Books, Hörbücher und Daumenkinos.

Leitfaden zur Auswahl des richtigen Formats für Arbeitshilfen

Die Wahl des Formats hängt von Faktoren wie dem Thema, der Zielgruppe und der Lerntechnologieumgebung der Organisation ab. Beispielsweise reagieren manche Mitarbeiter möglicherweise positiver auf interaktive PDFs und Infografiken, während technisch versiertere Remote-Mitarbeiter vielleicht das Lernen über mobile Apps bevorzugen.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, die die Verwendung einiger der oben aufgeführten Formate für Arbeitshilfen veranschaulichen:

1. Videos: Videos sind als Hilfsmittel mit hohem Wiedererkennungswert konzipiert und lassen sich leicht sowohl an formelle Schulungen als auch an das Lernen im Hier und Jetzt anpassen. Sie eignen sich zudem hervorragend für Erklärungen und Zusammenfassungen sowie für kurze Inhalte auf Expertenniveau, die Remote-Mitarbeitern auf Abruf zur Verfügung gestellt werden.
2. Interaktive Infografiken: Diese ermöglichen es Designern, ein Maximum an Informationen auf kleinem Raum unterzubringen. Nutzen Sie sie, um Nachschlagewerke zu erstellen oder arbeitsbezogene Themen zusammenzufassen.
3. E-Books: Dieses Format eignet sich hervorragend für die Gestaltung von Arbeitshilfen, die ein HTML5-kompatibles, geräteübergreifendes Publikum ansprechen. Die Integration von Video- und Audioinhalten in Ihre E-Books kann die Wirksamkeit Ihrer Arbeitshilfen signifikant steigern.
4. Flipbooks: Dieses Format eignet sich hervorragend für Arbeitshilfen, die ein gewisses Maß an Interaktivität erfordern und einer Belegschaft bereitgestellt werden, deren Mitglieder unterschiedliche Endgeräte nutzen.
5. Animierte Videos: Als beliebtestes Format für Arbeitshilfen eignen sich diese hervorragend für Inhalte vom Typ „Anleitung“ oder „Kurze Einführung“.
6. Aufgezeichnete Webinare: Hybridmitarbeiter arbeiten oft in verschiedenen Zeitzonen und über geografische Grenzen hinweg. Der Zugriff auf aufgezeichnete Webinare zu bestimmten Themen kann Ihrer hybriden Belegschaft helfen, bei Bedarf auf spezifische Inhalte zuzugreifen.
7. Podcasts und Audio-eBooks: Diese vielseitigen Formate richten sich an Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind. Sie sind überall und jederzeit zugänglich und bieten kompakte Inhalte, die Remote-Mitarbeiter schnell aufnehmen und bei Bedarf umsetzen können.

Wie pflegen und aktualisieren Sie Arbeitshilfen?

Um sicherzustellen, dass Arbeitshilfen zuverlässig und effektiv bleiben, müssen sie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Veraltete Arbeitshilfen können zu Fehlern, Verwirrung und einem verminderten Vertrauen in die Inhalte führen.

Wichtige Schritte zur Pflege von Arbeitshilfen:

1. Verantwortlichkeiten zuweisen
   Legen Sie klar fest, wer für die Überwachung und Aktualisierung der einzelnen Arbeitshilfen verantwortlich ist – häufig ein Fachexperte oder der Schulungsleiter.
2. Überprüfungszyklen festlegen
   Legen Sie regelmäßige Überprüfungen fest (vierteljährlich, halbjährlich oder bei Prozessänderungen).
3. Verlauf nachverfolgen
   : Versehen Sie jede Arbeitshilfe mit Versionsnummern und Aktualisierungsdaten, damit die Mitarbeiter stets erkennen können, dass sie die aktuellste Version verwenden.
4. Sammeln Sie Nutzer-Feedback:
   Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Vorschläge zu machen, Lücken zu identifizieren oder veraltete Schritte zu melden.
5. Nutzungsdaten überwachen
   : Nutzen Sie Analysen, um festzustellen, welche Hilfsmittel häufig, selten oder falsch verwendet werden, was zur Optimierung der Inhalte beiträgt.
6. Veraltete Arbeitshilfen aus dem Verkehr
   ziehen Wenn ein Prozess neu gestaltet wird oder nicht mehr relevant ist, entfernen Sie alte Hilfen, um Verwirrung zu vermeiden.

Abschließende Gedanken

Arbeitshilfen sind zwar hervorragende Lernwerkzeuge, dienen aber auch als leistungssteigernde Hilfsmittel im Bedarfsfall. In einer hybriden Arbeitsumgebung, in der Remote-Mitarbeitern traditionelle Lernunterstützung nicht immer zur Verfügung steht, ergänzen diese PSTs nicht nur das formale Lernen, sondern bieten auch gezielte Unterstützung bei der Arbeitsleistung. Das Beste daran ist, dass sie diese Unterstützung genau dann erhalten, wenn sie sie brauchen, und zwar in kurzer Zeit, ohne dass sie auf umfangreichere Lernressourcen zurückgreifen müssen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Wann sollte ich eine Arbeitshilfe anstelle einer formellen Schulung verwenden?
   Verwenden Sie eine Arbeitshilfe, wenn die Aufgabe prozeduraler Natur ist, selten anfällt oder ein schnelles Abrufen erfordert. Setzen Sie formelle Schulungen ein, wenn Mitarbeiter grundlegendes Wissen aufbauen oder Fähigkeiten vertiefen müssen.
2. Wie lang sollte eine Arbeitshilfe sein?
   Eine Arbeitshilfe sollte so kurz wie möglich sein und dennoch die korrekte Erledigung der Aufgabe ermöglichen. Die effektivsten Hilfen passen auf eine einzige Seite oder einen kurzen Bildschirm und konzentrieren sich auf einen Prozess oder einen Entscheidungsweg.
3. Welche Formate eignen sich am besten für hybride oder Remote-Teams?
   Digital-first-Formate wie interaktive PDFs, Videos, Infografiken, In-App-Anleitungen und mobilfreundliche Tools funktionieren am besten. Diese Formate sind leicht zugänglich, einfach zu aktualisieren und stehen bei Bedarf sofort zur Verfügung.
4. Woran erkenne ich, ob eine Arbeitshilfe effektiv ist?
   Verfolgen Sie die Nutzungshäufigkeit, die Genauigkeit der Aufgabenausführung, die Fehlerquoten und das Feedback der Mitarbeitenden. Wenn Mitarbeitende von einer reibungsloseren Aufgabenausführung berichten und sich konsequent auf die Hilfe verlassen, ist sie effektiv.
5. Was ist der häufigste Fehler bei der Gestaltung von Arbeitshilfen?
   Die Aufnahme von zu vielen Informationen. Übermäßig lange oder komplexe Arbeitshilfen beeinträchtigen die Benutzerfreundlichkeit. Klare, fokussierte und zweckgebundene Hilfen erzielen die besten Ergebnisse.