Wie man die Wirksamkeit von Schulungsprogrammen bewertet

Was versteht man unter Schulungseffektivität und warum ist sie wichtig?

Die Trainingseffektivität ist der Grad, in dem eine Lernmaßnahme ihre beabsichtigten Ergebnisse auf drei Ebenen erreicht: Lernen (erworbenes Wissen und Fähigkeiten), Verhalten (Anwendung des Gelernten am Arbeitsplatz) und Ergebnisse (messbare Auswirkungen auf das Geschäft). Sie geht über Abschlussquoten und Zufriedenheitswerte hinaus und zeigt, ob das Training die Leistung verändert und zu den Unternehmenszielen beiträgt.

Das Verständnis und der Nachweis der Trainingseffektivität sind von hoher Relevanz, da sie Investitionen in Weiterbildung rechtfertigen, die Priorisierung von Programmen leiten und eine Kultur der Verantwortlichkeit fördern. Wenn Unternehmen die Effektivität messen, können sie auf dem aufbauen, was funktioniert, das, was nicht funktioniert, neu gestalten oder einstellen und Lernmaßnahmen konsequent an strategischen Zielen ausrichten. Dadurch wird Training nicht mehr als Kostenfaktor betrachtet, sondern zu einem echten Leistungshebel.

Warum sollten Sie die Fähigkeit entwickeln, die Wirksamkeit Ihrer Schulungsprogramme zu bewerten?

Wenn Mitarbeiter regelmäßig an effektiven Schulungen teilnehmen, werden die Auswirkungen auf die Unternehmensleistung deutlich. Dennoch ergab ein Forschungsbericht der Brandon Hall Group, dass 9 % der befragten Unternehmen keine Notwendigkeit sahen, durch Schulungen hervorgerufene Verhaltensänderungen mit der Unternehmensleistung zu verknüpfen.

Überraschenderweise zeigte jedoch ein Forschungsbericht der Brandon Hall Group, dass 9 % der befragten Unternehmen keine Notwendigkeit sahen, durch Schulungen hervorgerufene Verhaltensänderungen mit der Unternehmensleistung zu verknüpfen. Da viele Unternehmen Schulungen als Standardpraktiken etabliert haben, fehlen ihnen daher geeignete Kennzahlen, um Schulungen und deren Beitrag zu positiven Geschäftsergebnissen zu messen.

Hier sind einige überzeugende Gründe für die Bewertung der Schulungseffektivität:

1. Finanzielle Rechtfertigung und Budgetzuweisung: Führungskräfte, einschließlich Aktionäre und Führungsteams, erwarten eine fundierte Rechtfertigung für Schulungsausgaben. Der Nachweis der Wirksamkeit von Schulungsprogrammen ist unerlässlich, um die kontinuierliche Finanzierung von Lerninitiativen sicherzustellen.
2. Messung der Schulungswirkung: Der Kernzweck jeder Schulung besteht darin, die Unternehmensziele zu unterstützen. Die Bewertung von Schulungsprogrammen liefert objektive Kennzahlen, um zu beurteilen, wie gut diese Programme auf diese Ziele abgestimmt sind und sie unterstützen.
3. Verbesserung der Schulungsergebnisse: Die Ausrichtung der Schulungen auf die Unternehmensziele ist nur der Anfang. Eine gründliche Bewertung hilft den Verantwortlichen für Weiterbildung dabei, Leistungskennzahlen (KPIs) zu identifizieren, um Schulungen relevanter und wirkungsvoller zu gestalten. Durch die Bewertung der Ergebnisse anhand vorab festgelegter KPIs können L&D-Teams ihre Schulungsstrategien verfeinern und verbessern und so sicherstellen, dass sie effektiv zum Unternehmenserfolg beitragen.

Vor welchen zentralen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Bewertung der Wirksamkeit von Schulungsprogrammen?

Leider stößt der Wunsch, die Wirksamkeit der Umsetzung von Schulungsprogrammen zu bewerten, häufig auf Herausforderungen, die in organisatorischen Hürden begründet liegen. Es sind nicht die Ziele, die mangelhaft sind, sondern inhärente Probleme, die die Verwirklichung dieser Ziele behindern.

Nachfolgend finden Sie einige der entscheidenden Herausforderungen, denen L&D-Führungskräfte begegnen, wenn sie Initiativen zur Bewertung der Schulungseffektivität starten:

1. Verbindung von Schulungen mit Talententwicklung und Leistung:

Eine erhebliche Hürde ist die Unfähigkeit, Schulungen mit konkreten Verbesserungen der Mitarbeiterleistung und der Talententwicklung in Verbindung zu bringen. Die Herausforderung besteht darin, spezifische Schulungsergebnisse mit präzisen Leistungszielen zu verknüpfen. Wie lässt sich beispielsweise feststellen, ob Schulungen Ihren Talentpool effektiv erweitern oder ob Mitarbeiter neue Fähigkeiten anwenden, um ihre Arbeitsleistung zu verbessern?

2. Geeigneter Rahmen und geeignete Methodik:

Viele Evaluatoren beginnen mit einem ergebnisorientierten Ansatz, der jedoch häufig nicht ausreicht. Eine umfassende Bewertung erfordert eine ganzheitliche Methodik, die das gesamte Schulungsspektrum abdeckt – von der Schulungsbedarfsanalyse (TNA) bis hin zur Beurteilung, ob die Schulung alle KPIs erfüllt und einen zufriedenstellenden ROI erzielt. Dieser Ansatz sollte den gesamten Lebenszyklus des Schulungsprozesses berücksichtigen, nicht nur die Ergebnisse.

3. Zugang zu und Nutzung von geeigneten Tools und Technologien:

Zwar bieten Schulungstechnologien wie Learning Management Systeme (LMS) und Learning Content Management Systeme (LCMS) umfangreiche Analysefunktionen, doch vielen Organisationen fehlen diese Tools oder sie haben Schwierigkeiten, sie effektiv zu nutzen. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, die richtige Technologie zu erwerben, sondern sie auch zu nutzen, um Daten objektiv zu erfassen und zu analysieren.

4. Interne Kapazitäten und Kompetenzen:

Eine weitere bedeutende Herausforderung besteht in den internen Kapazitäten und dem Fachwissen, um Schulungsergebnisse wirksam mit der Unternehmensleistung zu verknüpfen. Diese Lücke führt häufig zu einer unzureichenden Bewertung der Schulungseffektivität und unterstreicht den Bedarf an spezialisierten Fähigkeiten oder Ressourcen innerhalb des Unternehmens.

Wichtige Vorteile der Bewertung von Schulung und Entwicklung

Es ist entscheidend, den Wert von Schulungen und Weiterbildungen innerhalb einer Organisation zu verstehen. Eine effektive Bewertung dieser Programme bietet zahlreiche Vorteile, die zum Gesamterfolg und Wachstum einer Organisation beitragen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Verbesserte Schulungseffektivität:

Regelmäßige Bewertungen helfen dabei, Schulungsprogramme zu optimieren und sicherzustellen, dass sie effektiv sind und den sich wandelnden Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter entsprechen.

• Verbesserter ROI bei Schulungsinvestitionen:

Durch die Bewertung der Schulungseffektivität können Unternehmen die vorteilhaftesten Programme identifizieren, was zu einer besseren Ressourcenverteilung und einer höheren Kapitalrendite führt.

• Gesteigerte Mitarbeiterleistung und Produktivität:

Die Bewertung von Schulungen führt oft zu einer verbesserten Mitarbeiterleistung, da sie sicherstellt, dass die angebotenen Schulungen relevant und wirkungsvoll sind.

• Datengetriebene Entscheidungsfindung:

Durch eine effektive Bewertung können Unternehmen fundierte Entscheidungen über zukünftige Schulungs- und Entwicklungsinitiativen treffen, die auf konkreten Daten und Ergebnissen basieren.

• Steigerung des Mitarbeiterengagements und der Zufriedenheit:

Eine angemessene Bewertung und Anpassung von Schulungsprogrammen spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung des Mitarbeiterengagements und der Zufriedenheit, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre berufliche Entwicklung geschätzt wird.

• Abstimmung auf die Unternehmensziele:

Die Bewertung der Schulungseffektivität stellt sicher, dass alle Schulungsinitiativen auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind und so zu dessen Gesamterfolg beitragen.

Bei der Bewertung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen geht es nicht nur darum, deren Wirksamkeit zu beurteilen, sondern auch darum, die Lernerfahrung kontinuierlich zu verbessern, die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicherzustellen und den Wert der Investitionen in Schulungen zu maximieren.

Wie lässt sich die Wirksamkeit von Schulungsprogrammen bewerten?

Die Bewertung der Wirksamkeit betrieblicher Schulungsprogramme ist nicht so einfach, wie wenn ein „Ausschuss“ die Schulungsergebnisse überprüft und entscheidet. Zwar ist das Endergebnis – also die Ergebnisse – wichtig, doch erfordert ein objektiver Ansatz zur Bewertung der Schulungswirksamkeit einen viel breiteren Bewertungsrahmen:

Ordnen Sie die Lernergebnisse den Leistungsergebnissen und Geschäftsergebnissen zu:

Kontinuierliches Lernen ist entscheidend für die Leistungssteigerung der Belegschaft. Die sich wandelnde Dynamik am Arbeitsplatz, einschließlich Gig-Work, Remote-Arbeit, mobilen und sozial interaktiven Arbeitsgruppen sowie dem Einsatz externer Berater und Vertragsmitarbeiter, macht es jedoch schwierig, Lernen als „Einheitsstrategie“ zu konzipieren. Die individuellen Bedürfnisse der Lernenden und Gruppen müssen mit den Geschäftsergebnissen und in jedes Lernprogramm integriert werden, andernfalls werden Schulungsstrategien bei der Leistungssteigerung wirkungslos sein.
Laut der zuvor zitierten Umfrage der Brandon Hall Group gaben von allen Organisationen mit ineffektiven Schulungsstrategien nur 31 % der Befragten an, dass eine Übereinstimmung zwischen Leistungsergebnissen und Geschäftsergebnissen bestehe.

Ergänzung der TNA durch die Lernendenbedarfsanalyse (LNA):

Während der Phase der Schulungsbedarfsanalyse (TNA) müssen L&D-Teams die Lernbedarfsanalyse (LNA) einbeziehen, während sie spezifische Lernziele identifizieren und diese den Geschäftszielen zuordnen.

Während der LNA müssen L&D-Teams:

• Zunächst die Bedürfnisse, Wünsche und Präferenzen der Lernenden verstehen und dokumentieren.
• Anschließend sollten die gesammelten Daten sorgfältig analysiert werden.
• Abschließend gilt es, die Schlussfolgerungen aus dieser Analyse in die Konzeption zukünftiger Schulungsinitiativen einfließen zu lassen.

Erst dann können Führungskräfte im Bereich Weiterbildung quantifizierbare Kennzahlen nutzen, um die Wirksamkeit der Ergebnisse von Schulungsprogrammen zu bewerten.

Identifizieren Sie die passenden Kennzahlen und KPIs:

Verwenden Sie spezifische Schulungskennzahlen wie die Anzahl der geschulten Mitarbeiter – einschließlich virtueller und vor Ort durchgeführter Schulungen –, Bewertungsergebnisse, Feedback der Lernenden, Abbruchquoten und erfasste Schulungsstunden, um den Fortschritt jedes einzelnen Lernenden zu verfolgen. Durch die Identifizierung und Verfolgung der richtigen KPIs und deren Kombination mit Geschäftskennzahlen können L&D-Verantwortliche das Unternehmen dabei unterstützen, wichtige organisatorische Strategien und Taktiken voranzutreiben.

Wählen Sie die geeigneten Methoden zur Schulungsbewertung:

Glücklicherweise stehen L&D-Teams bei der Bewertung der Schulungseffektivität mehrere Rahmenwerke zur Verfügung, um ihre Bewertungsansätze zu modellieren. Zu diesen Modellen gehören unter anderem:

• Kirkpatricks Bewertungsstufen: Dies ist eines der ausgereifteren Bewertungsmodelle und kann zur Bewertung sowohl formeller als auch informeller Schulungen verwendet werden. Das Modell analysiert Schulungen anhand von vier Kriterienebenen: Reaktion, Lernen, Verhalten und Ergebnisse.
• Andersons Modell zur Lernbewertung: Anstatt sich auf einzelne Lernmaßnahmen zu konzentrieren, legt dieses Modell den Fokus darauf, ob die Schulungsziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Dieser dreistufige Ansatz bewertet die Wirksamkeit eines Schulungsprogramms, indem er den aktuellen Stand der Ausrichtung der Schulung auf die Unternehmensziele beleuchtet, verschiedene Instrumente und Methoden anwendet, um den Wert der Schulung für das Unternehmen zu validieren, und die besten Ansätze identifiziert, um wertorientierte Schulungen im gesamten Unternehmen durchzuführen.
• Das Phillips-ROI-Modell: Dieses 5-stufige Modell ist eine verfeinerte Version von Kirkpatricks Bewertungsmodell und umfasst Reaktion, Lernen, Anwendung und Umsetzung, Wirkung sowie Return on Investment (ROI). Es zielt darauf ab, einen wesentlichen Mangel an Aufmerksamkeit für den traditionellen ROI in Kirkpatricks Modell zu beheben – das sich stattdessen auf den Return on Stakeholder Expectations (ROE) konzentriert.
• Kontext-, Input-, Prozess- und Produkt-Bewertungsmodell (CIPP): Dieses Modell zur Bewertung der Schulungseffektivität, auch Stufflebeam-Modell genannt, bewertet vier Aspekte eines Schulungsprogramms (Kontext, Input, Prozess und Produkt), um festzustellen, inwieweit es die Unternehmensziele erfüllt.

Weitere relevante Modelle sind das Learning-Transfer Evaluation Model (LTEM), Kaufmans fünf Evaluationsstufen, die Success-Case-Methode sowie die summative gegenüber der formativen Evaluation. Jedes dieser Modelle hat jedoch seine eigenen Kritiker und Befürworter. Vor der Auswahl eines Evaluationsmodells müssen Schulungs-Audit-Teams daher die Vor- und Nachteile jedes Modells im Hinblick auf die Schulungsziele und -strategien ihrer Organisation sorgfältig abwägen.

Wählen Sie die geeigneten Tools für die Datenerhebung und -auswertung:

Der Erfolg bei der Bewertung der Schulungseffektivität hängt weitgehend von der Erhebung und Analyse relevanter Daten ab – seien diese quantitativer oder qualitativer Natur. Der Einsatz geeigneter Datentools, wie LMS, LCMS sowie Datenanalyse- und Präsentationswerkzeuge, unterstützt diese Bewertung maßgeblich. Lernendenbefragungen, Feedback-Formulare zu Schulungen, anonyme Umfragen und Interviews sind weitere Instrumente, die bei der objektiven Schulungsbewertung helfen. Es ist jedoch zu beachten, dass einige L&D-Teams keinen Zugang zu solchen Instrumenten haben, andere sie nicht effektiv nutzen können und wieder andere nicht über ein integriertes Instrumentarium verfügen, sodass die vorhandenen Werkzeuge lediglich als „Einzelinstrumente“ eingesetzt werden.

Wählen Sie die geeigneten Bewertungsinstrumente (Beobachtungen, Bewertungen, Umfragen, Interviews, Fokusgruppen):

In der Regel stützen sich Unternehmen auf traditionelle Post-Implementation-Reviews (PIR), um die Wirksamkeit der Ergebnisse von Schulungsprogrammen zu bewerten. PIRs sind zwar ein wichtiges Instrument zur Messung der Schulungswirksamkeit, oft jedoch ein nachlaufender Indikator. Der beste Weg, um zu beurteilen, ob eine Schulung ihre Ziele erfüllt und dies auch weiterhin tut, ist der Einsatz von laufenden Umfragen, Bewertungen der Nutzerzufriedenheit, Feedback aus Fokusgruppen und Teilnehmerbefragungen, um proaktive Änderungen an den Lernprogrammen anzustoßen.

Bewerten Sie die Wirksamkeit von Schulungen:

• Leistungsdaten überprüfen: Interne Schulungstools wie LMS, LCMS und Social-Media-Schulungsportale generieren große Mengen an Daten zur Schulungsleistung. Auch wenn L&D-Teams sich angesichts der riesigen Datenmengen leicht überfordert fühlen können, ist es wichtig, eine Strategie zur Überprüfung dieser Datenpunkte zu haben.
• Überprüfen Sie wichtige Kennzahlen und KPIs: Bei der Bewertung der Schulungseffektivität ist es wichtig, auch auf widersprüchliche geschäftliche KPIs und Schulungskennzahlen zu achten. Beispielsweise zielt eine Schulung darauf ab, die Interaktion mit Kunden während Kundendienstanrufen zu reduzieren – längere Anrufe können daher auf die Ineffektivität der Schulung hindeuten. Operative Kennzahlen fördern jedoch lange Anrufe und betrachten diese als Chancen zur Konversion. Es ist daher entscheidend, diese beiden Messgrößen im Blick zu behalten.
• Die geschäftlichen Auswirkungen der Schulungen bewerten: Profitieren Ihre Remote-Mitarbeiter von den Schulungsprogrammen? Werden das Wissen und die neuen Fähigkeiten, die während der Schulungen erworben wurden, effektiv in den Arbeitsalltag übertragen? Sind unsere Investitionen in Schulungen (ROI) angesichts der Verbesserungen der Geschäftsleistung gerechtfertigt? Hat die Schulung zu erkennbaren Verhaltensänderungen geführt? Diese Fragen zu den geschäftlichen Auswirkungen müssen beantwortet werden, um die Wirksamkeit der Umsetzung von Schulungsprogrammen zu bewerten.
• Identifizieren Sie Verbesserungsbereiche: Es reicht nicht aus, lediglich die oben genannten Fragen zu beantworten. Im Rahmen einer Überprüfung der Schulungseffektivität müssen Audit-Teams auch Schwachstellen in den Schulungsprogrammen aufzeigen und umsetzbare Empfehlungen zur Verbesserung der Schlüsselbereiche des Programms geben.

In welchem Zusammenhang steht die Schulungseffektivität mit dem Return on Investment (ROI)?

Die Schulungseffektivität liefert die messbaren Ergebnisse, die Sie benötigen, bevor Sie den ROI glaubwürdig berechnen können. Um den ROI zu schätzen, wandeln Sie die beobachteten Vorteile (verbesserter Durchsatz, reduzierte Fehlerquoten, höhere Umsätze, geringere Fluktuation) in einen monetären Wert um, ziehen Sie die Gesamtkosten des Schulungsprogramms (Entwicklung, Durchführung, Technologie und Zeitaufwand der Lernenden) ab und drücken Sie das Ergebnis als Prozentsatz oder Amortisationszeit aus. Verwenden Sie Methoden wie Kontrollgruppen, Zeitreihenvergleiche und Beitragsanalysen, um den Anteil der Schulung an den beobachteten Gewinnen zu ermitteln.

Berichten Sie den ROI zusammen mit qualitativen Indikatoren (Return on Expectations oder ROE) und Frühindikatoren (Abschlussquote, Verbesserung der Bewertungen, Verhaltensänderung), um ein ausgewogenes, glaubwürdiges Bild zu vermitteln. Diese Kombination hilft den Stakeholdern, sowohl den unmittelbaren Wert des Lernens als auch dessen längerfristige finanzielle Auswirkungen zu verstehen, und dient als Grundlage für Investitionsentscheidungen und kontinuierliche Verbesserung.

Best Practices zur Messung der Schulungseffektivität

Die Messung der Effektivität von Schulungsprogrammen ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmenszielen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen. Hier sind einige bewährte Verfahren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Schulungen an den Unternehmenszielen ausrichten: Stellen Sie sicher, dass die Schulungsprogramme eng auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.
• Verwenden Sie verschiedene Bewertungsmethoden: Setzen Sie eine Mischung aus quantitativen und qualitativen Methoden ein, um die Schulungseffektivität zu bewerten, z. B. Umfragen, Interviews, Beobachtungen und Leistungskennzahlen.
• Regelmäßige Feedback-Schleifen einführen: Beziehen Sie regelmäßiges Feedback von Teilnehmenden und Trainierenden ein, um die Schulungsprogramme kontinuierlich zu verbessern.
• Nutzen Sie Technologie für die Datenanalyse: Setzen Sie fortschrittliche Analyse- und Datenauswertungstools ein, um die Wirkung von Schulungsprogrammen objektiv zu messen.
• Führen Sie Bewertungen vor und nach der Schulung durch: Bewerten Sie das Wissen und die Fähigkeiten der Teilnehmer vor und nach der Schulung, um den Lernerfolg zu messen.
• Langfristige Auswirkungen überwachen: Bewerten Sie die langfristigen Auswirkungen der Schulung auf die Mitarbeiterleistung und die Geschäftsergebnisse.
• Einbeziehung von Stakeholdern: Beziehen Sie verschiedene Stakeholder in den Bewertungsprozess ein, um ein umfassendes Verständnis der Schulungseffektivität zu erlangen.

Durch die Einbindung dieser Vorgehensweisen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Schulungsprogramme effektiv und relevant sind und zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.

Abschließende Gedanken

Die Bewertung der Wirksamkeit von Schulungsprogrammen geht über die reine Betrachtung der erzielten Ergebnisse hinaus. Sie erfordert, am Anfang anzusetzen, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen und datengestützte Kennzahlen zu nutzen, um zu beurteilen, ob die Schulungsziele mit der strategischen Vision des Unternehmens übereinstimmen.