So gestalten Sie Ihre Einführungs- und Einarbeitungsschulungen für den hybriden Arbeitsplatz neu

Um die Effektivität im Hinblick auf das heutige Modell der Remote-Arbeit zu steigern, ist es für Unternehmen unerlässlich, auf ein hybrides Onboarding zu setzen. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Herausforderungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und stellt Strategien zu deren Bewältigung vor.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeiter?

Abgesehen vom Screening- und Auswahlprozess ist das Onboarding der erste echte Eindruck, den neue Mitarbeiter vom Leben in Ihrem Unternehmen bekommen. Hier legen Arbeitgeber den Grundstein dafür, was die Mitarbeiter während ihrer Karriere im Unternehmen erwarten können. Und es ist auch eine Gelegenheit für Mitarbeiter, sich ihren Managern, Vorgesetzten und Teamkollegen von ihrer besten Seite zu zeigen.

Im Idealfall möchte kein Arbeitgeber eine Fehlbesetzung einarbeiten. Leider werden 52 % der Fehlbesetzungen erst nach der Einarbeitung der neuen Mitarbeiter erkannt, 6 % sogar erst während der Einarbeitungsphase (Quelle: The True Cost of Bad Hires, BHG).

Angesichts der entscheidenden Bedeutung des Onboardings für die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung ist es unerlässlich, diesen Prozess sorgfältig zu gestalten, doch Unternehmen (und neue Mitarbeiter) stehen vor mehreren Herausforderungen:

• Herausforderungen bei der Mitarbeiterbindung: Im Zuge der „Great Resignation“ und des „Grand Reshuffle“ nach der Pandemie haben im Januar 2022 4,3 Millionen Arbeitnehmer gekündigt oder den Arbeitsplatz gewechselt (Quelle: The Washington Post). Laut der Brandon Hall Group verzeichnen 51 % der Unternehmen Fluktuation bei neuen Mitarbeitern innerhalb der ersten 6 Monate ihrer Beschäftigung, während die „2022 Global Benefits Attitudes Survey“ von Willis Towers Watson zeigt, dass 44 Prozent der Mitarbeiter „Arbeitssuchende“ sind – also aktiv nach neuen Stellen suchen. Die Mitarbeiterbindung ist eine zentrale Herausforderung für Arbeitgeber.
• Herausforderungen bei der Einarbeitung von Remote-/Hybrid-Mitarbeitern: Die Umstellung auf Homeoffice (WFH) hat ein neues Arbeitsparadigma geschaffen – das Remote-/Hybrid-Arbeiten. Ohne eine hybride Einarbeitung erweist sich die Integration neuer Mitarbeiter in dieses neue Umfeld als besonders schwierig.
• Hybrides Arbeiten hat eine vielfältige Belegschaft geschaffen (DEI-Herausforderungen): Die heutige Belegschaft ist vielfältiger als noch vor wenigen Jahren. Das durch COVID bedingte hybride Arbeiten hat bestehende Ungleichheiten am Arbeitsplatz verschärft. Da bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern überproportional von Remote-Arbeit betroffen sind, bringt das Onboarding in diesem Umfeld zusätzliche Herausforderungen in Bezug auf Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion (DEI) mit sich.

Was bedeuten diese Herausforderungen für die Belegschaft? Wenn Arbeitgeber Herausforderungen wie die „Great Resignation“ und die „Reshuffle“ erfolgreich bewältigen wollen, müssen sie sich auf die langfristige Bindung neuer Mitarbeiter konzentrieren. Diese Herausforderungen unterstreichen die dringende Notwendigkeit, hybride Einführungs- und Onboarding-Schulungen neu zu konzipieren.

Wie lassen sich Einführungs- und Onboarding-Schulungen in der sich wandelnden Arbeitswelt neu gestalten?

Remote-Arbeit ist nicht mehr wegzudenken: Jeder vierte befragte Mitarbeiter gab an, dass er kündigen würde, wenn Remote-Arbeit nicht mehr möglich wäre. Angesichts des Ausmaßes des Wandels hin zur hybriden Arbeit müssen Unternehmen ihre Einführungs- und Onboarding-Strategien überdenken. Und das bedeutet, die Funktionsweise der Einarbeitung neu zu konzipieren.

Unternehmen können ihre Einführungs- und Onboarding-Strategien neu gestalten und auf hybrides Onboarding umstellen, indem sie Folgendes beachten:

Richten Sie einen Preboarding-Prozess ein und beginnen Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag der Mitarbeiter:

Best Practices für Onboarding-Schulungen empfehlen, dass die Personalabteilung den Integrationsprozess bereits vor dem ersten Arbeitstag der Mitarbeiter einleitet. Dieser Ansatz, der als Preboarding bezeichnet wird, hilft, am offiziellen Onboarding-Termin viel Zeit und Stress zu sparen.

Preboarding stellt sicher, dass hybride Mitarbeiter einen Großteil der Informationen durchgehen, Vorabprozesse abschließen (Einführung in die Organisation, Mission, Werte, Befehlskette, Anmeldeprofile, gemeinsame Laufwerke und Ordner, Benutzer-IDs, Zugangsdaten für den physischen Zugang bei persönlichen Besuchen) und alle erforderlichen „Unterlagen“ einreichen, bevor sie sich anmelden oder zu ihrer ersten Onboarding-Sitzung erscheinen.

• Die Notwendigkeit, Schulungen zielgerichtet, flexibel und agil zu gestalten: Virtuelle Mitarbeiter legen ihre eigenen Lernpläne fest und lernen am liebsten unterwegs. Wissensarbeiter bevorzugen zudem zielorientiertes Lernen, das zweckgerichtet ist – beispielsweise Schulungen, die die Leistung steigern, ihnen helfen, Aufgaben besser und effektiver zu erledigen, oder ihnen neue Fähigkeiten vermitteln, die sie anwenden können, anstatt nur eine Schulungsanforderung abzuhaken.
• Verbessern Sie das Onboarding-Erlebnis für eine hybride Belegschaft durch die Gestaltung von Journey: Die Einarbeitung und das Onboarding neuer Mitarbeiter sind Teil der umfassenderen Journey zur Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Die erweiterte Onboarding-Journey beginnt in der Regel mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, geht in die Pre-Boarding-Verfahren (Tag 1) über und setzt sich dann in den folgenden Wochen/Monaten am Arbeitsplatz durch Einweisung und Orientierung fort.

HR-Teams in hybriden Arbeitsumgebungen sind gut beraten, ihre hybriden Onboarding-Prozesse maßzuschneidern, um eine nahtlose Onboarding-Reise zu ermöglichen, die von der Einweisung bis zur erfolgreichen Integration in das Team reicht.

Erstellen Sie umfassende Roadmaps, um die Bindung/Integration und Leistung neuer Mitarbeiter zu verbessern:

• 30-60-90-Plan (die ersten 100 Tage): Die zuvor zitierte Brandon-Hall-Studie unterstreicht die Notwendigkeit, den Onboarding- und Integrationsprozess zumindest in der Anfangsphase des Onboardings genau zu überwachen – andernfalls könnten Mitarbeiter innerhalb der ersten 6 Monate kündigen. Daher ist es wichtig, kurzfristige Planungsmeilensteine zu setzen, um die Leistung zu überwachen und ein reibungsloses Integrationsergebnis sicherzustellen.
• Längerfristige Roadmaps mit einer Laufzeit von 6–12 Monaten: Untersuchungen haben gezeigt, dass intensiveres Lernen am Arbeitsplatz mit höheren Mitarbeiterbindungsraten, besserer Leistung und einer zufriedeneren Belegschaft einhergeht. Daher ist es wichtig, im Rahmen des fortlaufenden Onboarding-Prozesses auch umfassende Meilensteine für Lernen und Leistung über den anfänglichen 6-Monats-Zeitraum hinaus festzulegen.
• Bei der Erstellung Ihrer Roadmap sollten Sie daher stets die folgenden Ziele im Blick behalten:
  • Unterstützen Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, sich zügig in ihre neue Rolle einzufinden: Schnelligkeit ist entscheidend, denn je länger sich ein Integrationsprozess hinzieht, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Person das Unternehmen verlässt.
  • Unterstützen Sie sie dabei, ein fundiertes Verständnis ihrer Aufgaben zu entwickeln: Die Einarbeitung sollte zu einem klaren Verständnis der Erwartungen, Rollen und Verantwortlichkeiten führen.
  • Unterstützen Sie sie dabei, sich anzupassen und in die Unternehmenskultur zu integrieren: Da virtuelle Belegschaften vielfältiger denn je sind, sollte der hybride Onboarding-Prozess darauf abzielen, neue Mitarbeiter mit unterschiedlichen Hintergründen und Fähigkeiten effektiv in die Unternehmenskultur zu integrieren und zu assimilieren.
  • Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sie sich entfalten und schnell produktiv werden können (Time-to-Productivity
    ): Mit geeigneten Schulungs-, Coaching-, Mentoring- und L&P-Unterstützungssystemen können sich virtuelle neue Mitarbeiter schneller integrieren, zügiger zu produktiven Teammitgliedern werden und eine längere Karriere im Unternehmen verfolgen.
  • Schaffen Sie psychologische Sicherheit: Aufgrund zeitlicher und räumlicher Herausforderungen kann Remote-Arbeit besonders belastend sein und zu Kündigungen führen. Ihr Plan sollte daher angemessene mentale, physiologische und emotionale Unterstützung vorsehen, um die Mitarbeiterbindung zu fördern.

Optimieren Sie Ihre Schulungsprogramme für hybride Belegschaften:

Hier sind sechs Strategien, die Ihnen helfen, Ihre hybride Onboarding-Strategie zu verbessern:

1. Unterstützung von Trainern/Führungskräften bei der hybriden Einarbeitung und dem Onboarding: Da hybrides Arbeiten (möglicherweise) erfordert, dass Mitarbeiter auch an Präsenzveranstaltungen im Büro teilnehmen, ist es wichtig, diese Aspekte während der Einarbeitung und des Onboardings zu berücksichtigen.
2. Investieren Sie in ein L&P-Ökosystem: Die Investition in Learning & Performance-Ökosysteme stellt sicher, dass nach Abschluss des Onboardings ein Rahmen vorhanden ist, in dem Ihre hybride Belegschaft einen Weg des kontinuierlichen Lernens und der Weiterentwicklung beschreiten kann. L&P-Ökosysteme dienen als Wegweiser, um das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens voranzutreiben.
3. Soziales Lernen nutzen: Da hybride Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geografisch, zeitlich und räumlich von traditionellen Onboarding-Schulungssystemen entfernt sind, können L&D-Verantwortliche soziales Lernen nutzen, um diese Unterstützung zu bieten. Die Einführung mobiler Onboarding-Prozesse, unterstützt durch Lern-Apps, fördert zudem das gruppenbasierte Lernen. Soziales Lernen bietet hybriden Mitarbeitern Zugang zu Lerngemeinschaften und sozialen Lernportalen, auf die sie während (und über) ihrer Einarbeitungsphase hinweg für spezifische Lernthemen zurückgreifen können.
4. Immersives Lernen: Da das Onboarding den Ton dafür angibt, was Mitarbeitende während ihrer Zeit im Unternehmen erwarten können, ist es wichtig, diese Erfahrung für neue Kolleginnen und Kollegen attraktiv zu gestalten. Da es eine Herausforderung darstellen kann, hybride Lernende zu motivieren, unterstützt immersives Lernen – etwa durch Gamification, szenario- und storybasiertes Lernen sowie VR/AR- und 3D-Simulationen – dabei, diese Lücke zu schließen.
5. Blended Learning für Coaching/Mentoring/Feedback: Das Onboarding ist eine entscheidende Phase in der Zeit des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Manchmal wünschen sich hybride Mitarbeiter mehr Mentoring, Coaching und Feedback, als wenn sie im Büro und persönlich anwesend wären. Ein Blended-Learning-Ansatz für das Onboarding, der eine Mischung aus lehrergeführten und virtuell lehrergeführten Schulungen (ILT/VILT) nutzt, kann sich in solchen Fällen als effektiver erweisen als vollständig selbstgesteuertes Lernen.
6. DEI-Schulung: Stellen Sie sicher, dass Ihr hybrides Onboarding-Programm auch Aspekte der Diversity, Equity und Inclusion (DEI)-Schulung umfasst. DEI-Herausforderungen können sich in einer hybriden Umgebung stärker manifestieren, da Mitarbeiter, Führungskräfte und Kollegen über verschiedene Standorte verteilt und durch Zeit und Entfernung voneinander getrennt sind. In einem solchen Umfeld können sich leicht vorgefasste Vorurteile in den Arbeitsplatz einschleichen. Ein gut durchdachtes DEI-Programm fördert positive Verhaltensänderungen und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter geschätzt und als Teil des Arbeitsumfelds integriert fühlen.

Abschließende Gedanken

Nach allem, was man hört, ist das neue hybride Arbeitsmodell gekommen, um zu bleiben. Daher ist es Aufgabe von L&D-Spezialisten und Führungskräften, ihre Einführungs- und Onboarding-Schulungsprogramme neu zu konzipieren, um dieser neuen Realität Rechnung zu tragen. Das durch hybride Arbeitsumgebungen entstandene Zeit- und Distanzparadigma erschwert es, neue Mitarbeiter zu motivieren. Die Folge: Ein höherer Prozentsatz der neuen Mitarbeiter kündigt.

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Dieser Artikel wurde erstmals in Training Industry veröffentlicht.